IKM-SERVICES DER PHILOSOPHISCHEN FAKULTÄT

Verwenden eines IMAP-Mailservers


Was sind POP und IMAP?

Die IKM-Service-Teams bieten Ihnen an, Ihre E-Mails entweder mittels POP oder IMAP abzurufen. Dabei handelt es sich um zwei grundsätzlich unterschiedliche Verfahren.

Bei Verwendung des älteren POP-Verfahrens werden eingehende E-Mails vom Server abgeholt und auf dem PC gespeichert ( POP = Post Office Protocol, "Abholung beim Postamt"; im LAN der Philosophischen Fakultät kann die Speicherung auf dem Laufwerk H: vorgenommen werden). Das etwaige Verschieben in thematische E-Mail-Ordner (z.B. "Projekt XY", "Haushalt", "privat") geschieht auf dem PC. Beim (dauerhaften oder temporären) Wechsel auf andere PCs müssen solche Ordner und bereits empfangene E-Mails wie normale Dateien zwischen den PCs kopiert werden, was bei umfangreichem E-Mail-Verkehr schnell zu Verwirrung führen kann.

Bei dem aktuelleren IMAP-Verfahren können Sie via Internet direkt auf dem E-Mail-Server thematische E-Mail-Ordner anlegen und E-Mails entsprechend verschieben (IMAP = Internet Message Access Protocol). Auch zum Lesen eingehender E-Mails ist keine dauerhafte Speicherung auf dem lokalen PC erforderlich. Beim Wechsel zwischen verschiedenen PCs wird auf die selbe, auf dem E-Mail-Server gespeicherte Ordnerstruktur zugegriffen, es müssen keine E-Mails oder Ordner zwischen PCs kopiert werden. Lediglich "zusätzliche Einstellungen" wie Filter, Signaturen und Vorlagen können ggf. nur dann auf dem E-Mail-Server gespeichert werden, wenn Sie ein Webmail-Programm verwenden (Webmail verwendet automatisch IMAP). Moderne E-Mail-Programme bieten die Speicherung von E-Mails auf dem PC auch bei IMAP wahlweise an, was vor allem für eine Umstellung von POP nach IMAP hilfreich sein kann.

Vorteile und Nachteile

Beachten Sie, dass neben den hier genannten grundsätzlichen Eigenschaften von POP und IMAP weitere individuelle Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm existieren können, die den (automatischen) Umgang mit E-Mails beeinflussen.

Vorteile POP

Alle E-Mails befinden sich lokal auf Ihrem PC. Sie können dort nach dem Abrufen offline (ohne Internetverbindung) gelesen und bearbeitet werden. Dies ist vor allem für kostenpflichtige Netzverbindungen und Notebooks interessant. Bei Verwendung eines modernen E-Mail-Programms ist allerdings auch mit IMAP die (zusätzliche) Speicherung von E-Mails auf dem lokalen PC möglich ("Offline"-Modus).

Nachteile POP

Beim Abruf des selben E-Mail-Kontos von verschiedenen PCs aus kann es schnell zu Verwirrungen kommen, weil ein PC nicht "weiß", welche E-Mails auf einem anderem PC schon wie gespeichert wurden, manche E-Mails werden "verdoppelt", andere sind "verschwunden". Abhilfe leistet (regelmäßiges) Kopieren zwischen den beteiligten PCs vor dem Abruf von E-Mails; insbesondere für den "schnellen" Zugriff auf E-Mails aus einer fremden Umgebung heraus ist dies allerdings sehr aufwändig.

POP ist weniger gut geeignet für die parallele Verwendung eines auf dem PC installierten E-Mail-Programms wie Eudora, Outlook / Outlook Express oder Thunderbird und Webmail, so dass die Vorteile von Webmail - Zugriff von beliebigen PCs weltweit mit gewohnter Ordner-Umgebung - nicht greifen.

Vorteile IMAP

Das Verschieben von E-Mails in thematische (Unter-) Ordner und deren Anlegen geschieht direkt auf dem E-Mail-Server, so dass der selbe E-Mail-Stand von beliebigen PCs aus aufrufbar ist. In modernen E-Mail-Programmen können E-Mails und Ordner auf Wunsch zusätzlich dauerhaft auf dem lokalen PC gespeichert werden, geben aber immer den Stand auf dem E-Mail-Server wieder.

Standardmäßig werden zunächst nur die Kopfzeilen (wie Absender und Betreff der Nachricht) heruntergeladen, so dass z.B. keine Download-Zeit für E-Mails (mit u.U. großen Datei-Anhängen) benötigt wird, die Sie aktuell gar nicht lesen wollen, zudem können Sie so Spam-Mails tatsächlich ungelesen löschen.

Nachteil IMAP

Standardmäßig können Sie mit IMAP ohne Internetverbindung keine E-Mails verschieben, löschen oder anderweitig bearbeiten, da diese direkt auf dem E-Mail-Server liegen. Mit modernen E-Mail-Programmen wie Mozilla Thunderbird besteht allerdings auch bei IMAP die Möglichkeit, "offline" zu arbeiten. Thunderbird bietet hierzu das Speichern von Nachrichten für das Offline-Lesen an, lokal gespeicherte Nachrichten und etwaige Verschiebe- und Löschvorgänge werden von Thunderbird beim nächsten Online-Gehen automatisch synchronisiert. Wie bei POP sollten Sie in diesem Fall allerdings erst nach erfolgter Synchronisierung zwischen verschiedenen PCs bzw. E-Mail-Programm wechseln.

Mögliche Schwierigkeiten für Benutzer bei der Umstellung von POP auf IMAP

Filterregeln anlegen

Die Frage

"Ich bin in diversen Verteilern eingetragen und bekomme daher immer sehr viele E-Mails. Bisher habe ich durch Filterregeln diese auf meinem lokalen PC direkt nach dem Abrufen in eigens dafür erstellte Unterordner verschieben lassen. Meine lokalen Filterregeln sind jetzt, wenn ich IMAP benutze, auf die Nachrichten nicht mehr anwendbar, da die Nachrichten ja auf dem Server in meinem Postfach bleiben. Ich habe aber keine Lust, "von Hand" alle meine E-Mails in meine IMAP-Unterordner zu verschieben. Was soll ich tun?"

Antwort

Für die Filterfunktion von E-Mail-Programmen spielt es keine Rolle, ob Sie POP oder IMAP verwenden (sofern das Programm IMAP unterstützt). Wenn Sie zwischen verschiedenen PCs wechseln, müssen Sie die entsprechenden Regeln per Hand kopieren, i.d.R. genügt es aber, die Filterung (regelmäßig) auf einem PC erledigen zu lassen, da das damit verbundene Verschieben von E-Mails etc. auf dem E-Mail-Server geschieht und dauerhaft bleibt.

Webmail-Programme unterstützen ebenfalls Filter, i.d.R. allerdings nicht so ausgefeilt wie in Eudora, Outlook oder Mozilla Thunderbird. Beachten Sie aber, dass unter Horde in der Philosophischen Fakultät keine benutzerseitige Einstellung von Filtern möglich ist, da diese Funktion zentral für die Ausfilterung von Spam-Mails verwendet wird.

Problem: Mails archivieren

Die Frage

"Ich möchte nicht, dass alle meine bereits gelesenen E-Mails, von denen ich die meisten aktuell nicht mehr benötige, weiterhin auf dem Server liegen bleiben. Löschen möchte ich sie aber auch nicht. Ich würde sie stattdessen lieber archivieren. Kann ich das machen?"

Antwort

Sie können ohne weiteres Ihre E-Mails in entsprechende lokale Ordner verschieben. Dann werden Sie vom Server gelöscht, bleiben aber weiterhin lokal auf Ihrem Rechner verfügbar, allerdings auch nur auf diesem PC.

Sofern Sie nur nicht wünschen, dass all Ihre Nachrichten in Ihrem Postfach liegen bleiben, so bleibt Ihnen die Möglichkeit, auf dem Server Ihre Mails in Unterordner zu verschieben. Dies können Sie "von Hand" erledigen oder spezielle Filterregeln dafür anlegen (s.o.).

 

 

 

 

Die Dienste der IKM‑Services im Überblick ·····································································································································································